Cum sa-ti maresti productivitatea in fata computerului

Petrec incredibil de mult timp in fata computerului. Avand in vedere ca si lucrez pe notebook-ul personal, numarul de ore petrecute zilnic la PC poate varia de la 12 pana la 16 ore. Indiferent daca ma informez pentru un articol, caut stiri sau surse de divertisment, toate activitatile mele sunt legate de computer. Si nu sunt singurul care are un astfel de stil de viata.

[related]

Traim intr-un deceniu in care o mare parte din afaceri isi desfasoara activitatea online. La ora actuala, multe companii permit lucrul de acasa sau incurajeaza desfasurarea activitatii pe notebook-ul, tableta sau smartphone-ul personal. Numarul mare de magazine virtuale de aplicatii au provocat o noua categorie de job-uri: dezvoltator din confortul caminului. Tot mai multe persoane sunt angajate sau castiga bani desfasurandu-si activitatea acasa. Toate acestea sunt trenduri care vin cu un set incredibil de avantaje pentru angajat, antreprenor, programator sau, in cazul meu, redactor. Din pacate, ca de fiecare data, exista si minusuri.

Este extrem de greu sa fii productiv intr-un birou aglomerat in care de multe ori esti tinut sub observatie sau ti se dau sarcini noi chiar inainte de a le fi terminat pe cele vechi. Din pacate, in momentul in care lucrezi de acasa si nu esti tinut sub observatie si, la un anumit nivel, esti propriul tau sef, de cele mai multe ori productivitatea are si mai mult de suferit. Desi aceasta situatie afecteaza toate categoriile de muncitori, indiferent de domeniul in care isi desfasoara activitatea, in randurile care urmeaza ne vom rezuma la cei din IT.

Auzisem la un moment dat ideea „computerul este un viciu”. Acest fapt se datora timpului pe care ti-l poate consuma din timpul zilei, fara sa-ti dai seama, urmand ca a doua zi sa te intorci pentru o noua portie. „Viciul” a ajuns asociat activitatii de utilizare a computerului, in parte din cauza volumului incredibil de mare de distractii pe care ti le ofera. Cu toate ca PC-ul este considerat unealta principala de productivitate a ultimilor 50 de ani, distractiile sunt multe, marunte si de multe ori infinite.

Dupa ce am studiat destul de mult aceasta problema si am inceput sa disec toate aspectele care ar putea-o provoca, am reusit din fericire sa gasesc si cateva solutii extrem eficiente. Inainte de ajunge insa la solutii, voi atrage intai atentia asupra problemelor. Daca simtiti ca va incadrati intr-unul dintre scenariile de mai jos, „mana sus”! :). Si aici, ca in cazul multor altor vicii, se aplica acelasi principiu: inainte de rezolva o problema, trebuie sa contientizezi ca i-ai cazut victima.

Marile probleme

Amanarea la infinit. „Termin de citit un articol si ma apuc de lucru” – inlocuind cuvantul  articol cu un clip pe YouTube, post pe Facebook, blog sau orice alt site aceasta este cea mai mare minciuna pe care ti-o spui singur singur. Problema din pacate nici macar nu sta in afirmatie, sta in faptul ca rareori te apuci de lucru cum ti-ai promis.

Revenind insa la citit online, atat de usor trece ziua in momentul in care sari de la o stire la alta sau de la un articol la altul incat ajungi sa nu iti dai seama ca cele 15 minute pe care ti le planificasei initial ajung sa se reflecte intr-una sau chiar mai multe ore petrecute fara nici un fel de utilitate reala.

[readmore]

Desi aceasta problema este mult mai profunda decat pare la prima vedere, o solutie partiala ar fi sa apelati la un serviciu gen Pocket (http://getpocket.com/). Este disponibil pentru orice platforma si va permite sa salvati link-uri pentru a le citi mai tarziu, de oriunde si de pe orice dispozitiv. Cu un pic de efort s-ar putea sa va ajute sa rezistati mult mai bine tentatiei de a va fragmenta ziua de lucru.

Evitati distractiile. Desi suna penibil, noi ca fiinte umane suntem susceptibile la distractii. Poti sa lucrezi cu mare interes la ceva si un link de pe un site sau un pop up sa-ti fure toata atentia  intr-un interval de cateva secunde. Tentatia de a face un click este cea mai periculoasa. Poate sa-ti vina in cap o melodie si nu stii toate versurile iar Google este la un pas distanta. Poti sa primesti un email care stii ca o sa te distraga si nu poti rezista tentatiei de a face click pentru a-l deschide.

In orice alt mediu de lucru solutia ar fi evitarea distractiilor sau in cel mai radical caz inchiderea telefonului, din pacate, cum am mentionat, in momentul in care iti desfasori activitatea la calculator, tentatiile sunt la un click distanta. O solutie ar fi sa deconectezi internetul dar, hai sa fim seriosi, cine are puterea sa faca un astfel de gest.

Planificare prea elaborata. Cea mai „draguta” problema afecteaza oamenii care traiesc cu impresia ca planificatul este solutia suprema, motiv pentru care petrec de multe ori mai mult timp planificand decat petrec ducand la bun sfarsit sarcini. Instalarea de aplicatii, crearea de conturi, apelarea la diverse servicii online, toate cu scopul de a planifica activitati, sunt elemente ce cu mare usurinta pot crea o bucla fara sfarsit. In plus, aveti mari sanse ca a doua zi sa nu mai folositi nici unul din respectivele servicii.

Programarea de activitati poate fi facuta in multe feluri si nu toate sunt eficiente sau utile pentru toata lumea. Faptul ca dati prea multe detalii, care de multe ori nu conteaza, in momentul in care faceti o programare pentru o activitate ocupa timp inutil. Listele trebuie sa fie simple, eficiente si sa includa cat mai putine cuvinte. Daca nu sunteti innebunit dupa sincronizarea datelor pe mai multe dispozitive de multe ori poate fi suficient sa aveti un notepad deschis in permanenta sau cateva sticky notes pe desktop.

Nu uita sa tii evidenta. Faptul ca de multe ori nu-ti dai seama cum trece timpul este o realitate. Din pacate aceeasi realitate te ajuta sa te complaci in situatie si te face sa nu-ti dai seama cat timp pierzi zilnic. De multe ori ti se intampla sa crezi ca muncesti prea mult si pe prea putini bani, cand de fapt o mare parte din zi intreprinzi activitati care nu au nici un fel de legatura cu facutul banilor.

Fii organizat. Daca nu te asiguri ca esti organizat, la inceputul zilei si de cateva ori pe parcurs ajungi sa pierzi incredibil de mult timp. Diverse studii au relevat ca in multe situatii o ora este petrecuta zilnic cautand informatii pe care ar trebui sa le ai la indemana, facand curatenie pe birou si incercand sa-ti aduci aminte diverse lucruri.

Solutii

Sa ramai productiv in timp ce navighezi pe internet este extrem de dificil. Realitatea este insa ca si la locuri de munca care aparent nu au treaba cu internetul, accesul la Google, YouTube sau multe alte servicii online nu mai este restrictionat deoarece ca volum de informatii – internetul este un rau necesar.

Din fericire, acelasi internet care incearca zilnic sa te corupa la activitati care nu au nici o legatura cu munca, reuseste sa-ti ofere si mijloacele pentru  a-ti spori productivitatea, pentru a deveni mai eficient pe partea de management al timpului si pentru a dezvolta un sistem care sa te ajute sa fii mai performant.

Pentru a constientiza cat timp petreci pe diverse activitati in fata computerului zilnic, o unealta perfecta este RescueTime. Programelul este gratuit, monitorizeaza tot ce se intampla si te ajuta sa ai o viziune clara, de ansamblu asupra timpului pe care il petreci la computer. Este suficient sa-ti faci un cont pe www.rescuetime.com, sa te autentifici in aplicatia de pe PC si sa astepti cateva zile in care programul sa adune informatii despre stilul tau de viata. In curand vei putea sa vezi grafice si statistici legate de activitatile tale. In cazul in care nu esti convins ca piezi timpul, un astfel de serviciu ar trebui sa fie echivalentul unei interventii pe care o vezi in filme.

Francesco Cirillo a dezvoltat o tehnica intitulata Pomodoro care imparte ziua de munca in perioade de 25 minute. Numele de Pomodoro (rosie) a venit de la forma ceasului pe care il folosea pentru a-si monitoriza activitatea. In practica, sistemul implica fixarea unui avertisment sau a unei alarme la fiecare 25 de minute de munca non stop pe un anumit proiect. Dupa declansarea alarmei, luati o pauza de 5 minute pentru a va ocupa de sarcini pe cu totul alte subiecte, divertisment, emailuri, clipuri pe YouTube ca apoi sa reveniti la o noua sesiune de munca.

Alternativa online la acest sistem poarta numele de Chromodoro si este o extensie pentru Chrome, desi exista alternative si pentru alte browsere al caror nume include termenul Pomodoro. Extensia se integreaza gratuit in browserul de internet. Se configureaza cu o perioada de timp care pentru voi este echivalentul tehnicii Pomodoro – implicit este 25 de minute, dupa care se declanseaza cronometrul. La expirarea timpului este declansata o alerta care va atrage atentia ca puteti cateva minute sa stati pe Facebook, sa cititi un banc sau sa va conversati pe messenger.

Getting Things Done (Terminarea de sarcini) este un sistem creat de David Allen care pleaca de la un concept extrem de simplu – notarea pe o hartie a sarcinilor in momentul in care ti le-ai adus aminte. In lumea internetului echivalentul acestei tehnici este Remember The Milk.

RTM sau Remember The Milk (Adu-ti aminte sa iei lapte) este un serviciu gratuit cu extensii pentru cele mai populare browsere, si aplicatii mobile pentru iOS, BlackBerry si Android. Practic, fiecare listuta o aveti accesibila de oriunde indiferent unde o scrieti. Pentru a adauga sarcini noi pe lista, in conformitate cu tehnica Getting Things Done, va puteti autentifica pe www.rememberthemilk.com, puteti nota rapid ce aveti de facut, dupa care puteti reveni la proiectul la care lucrati. In plus, sarcinile pot fi organizate in categorii sau grupuri – un alt aspect important al procesului GTD. Si interfata pentru mobile este prietenoasa si foarte bine pusa la punct. Aceasta va ofera acces rapid la un calendar cu sarcini, la liste cu activitati, si in plus va si indexeaza tot continutul postat pentru a putea gasi usor o sarcina de acum doua saptamani, de exemplu.

Don’t break the chain (Nu rupe lantul) este o tehnica popularizata de Jerry Seinfeld care angreneaza mai multi factori psihologici pentru a te motiva. In momentul in care Seinfeld s-a apucat de Stand Up Comedy si-a cumparat un calendar de perete si l-a agatat ostentativ intr-un loc din casa unde il vedea cel mai des. In fiecare zi in care scria un text nou sau o gluma, bifa cu un X ziua pe calendar ca fiind productiva. O data cu marirea lantului de zile incununate de succes, calendarul a devenit o unealta motivationala pentru a continua sirul. Chiar si atunci cand nu avea chef sa scrie, respectivul calendar la nivel psihologic il motiva si in acelasi timp il facea sa-i fie rusine daca trecea o zi fara X.

www.dontbreakthechain.com este un serviciu gratuit care te lasa sa bifezi zile productive asociate unui anumit tip de activitati online. Astfel in momentul in care ai terminat de facut ceva productiv poti intra pe site de pe orice dispozitiv si poti marca ziua ca atare. In cazul in care ai fost productiv o perioada mai lunga, spre deosebire de un calendar clasic, printr-un click, pe acelasi ecran poti vedea mai multe luni insiruite pe pagina de internet pentru a te motiva. Daca stilul tau de viata implica mai multe activitati zilnice legate de subiecte diferite, dontbreakthechain.com te ajuta sa tii evidenta la toate prin diferite coduri de culori personalizate. Aplicabilitatea acestui sistem este cu atat mai mare cu cat vedeti mai des pagina, asemenea calendarului lui Seinfeld. Cel mai bine ar fi sa o setati ca home page pe fiecare browser pe care-l folositi.

Important este sa retineti ca uneltele descrise mai sus se complementeaza una pe cealalta extrem de bine. Totul este respectati cativa pasi simpli si veti deveni mult mai eficient. RescueTime va ajuta sa va dati seama ca aveti o problema la capitolul productivitate. Pomodoro va motiveaza pentru a duce la bun sfarsit sarcinile zilnice. GTD ofera platforma pentru a fi mai organizat si pentru a profita de un project management mai eficient in timp ce Don’t Break the Chain ofera suport moral si motivational vizual pentru a o lua de la capat si a doua zi.

In practica, s-ar putea sa sune complicat, iar tranzitia catre un stil de viata mai eficient intotdeauna este dificila. Din fericire, daca le luati pe rand si aveti un pic de rabdare, avantajele nu vor intarzia sa apara.